Jotform Gmail Agent: a ferramenta de IA que gera automaticamente respostas personalizadas do Gmail

O Jotform Gmail Agent é uma ferramenta baseada em inteligência artificial projetada para ajudar os usuários a gerenciar suas caixas de entrada do Gmail com mais eficiência. Ele reduz o trabalho repetitivo, analisando o conteúdo do e-mail e o estilo de escrita do usuário para gerar automaticamente rascunhos de respostas que correspondam ao tom do usuário. Os usuários podem revisar e enviar rapidamente esses rascunhos para garantir que a comunicação permaneça consistente. A ferramenta oferece suporte à integração perfeita com o Gmail, é fácil de usar, altamente segura e atende aos padrões de conformidade, como GDPR e HIPAA. Quer você esteja lidando com suporte ao cliente, e-mails de vendas ou comunicações diárias, o Jotform Gmail Agent economiza tempo e aumenta a produtividade. Ele também oferece suporte multicanal para usuários individuais e empresariais.

Lista de funções

• Gerar automaticamente rascunhos de respostas do Gmail que imitam o tom e o estilo do usuário.
• Organize as caixas de correio marcando automaticamente os rótulos com base no conteúdo do e-mail.
• Suporte para ignorar e-mails que não requerem resposta para otimizar o fluxo de trabalho.
• Fornece suporte multicanal para interagir com os usuários via web, chat, telefone, etc.
• Integre-se ao Google Calendar para agendar automaticamente reuniões e eventos.
• Suporta uploads de arquivos para o Google Drive para armazenar automaticamente arquivos de conversas.
• O comportamento da IA pode ser personalizado para definir regras de resposta específicas do cenário.
• Fornecer função de interação de voz para dar suporte ao processamento de solicitações de clientes por voz.
• Criptografia de dados e conformidade com o GDPR, HIPAA e outros padrões de segurança.

Usando a Ajuda

Instalação e configuração

O Jotform Gmail Agent é muito fácil de usar e não requer nenhum processo de instalação complicado, basta configurar via web ou aplicativo móvel. Veja abaixo as etapas detalhadas:

1. Visite o site oficial da JotformAbra a página do Jotform Gmail Agent e clique no botão "Create Gmail Agent" (Criar agente do Gmail).
2. Conexão de uma conta do Gmail::
   • No painel do AI Agent do Jotform, vá para a guia Publicação.
   • Selecione "Gmail Agents" no menu à esquerda.
   • Siga as instruções para fazer login na sua conta do Gmail, autorizada pelo Google OAuth, o processo é seguro e protegido sem compartilhar senhas.
   • Após a conclusão da autorização, o AI Agent se conectará automaticamente à sua conta do Gmail.
3. Treinamento do agente de IA::
   • Na página "Training" (Treinamento), carregue um documento ou link de site relevante para que a IA possa aprender seu estilo de redação e as informações da empresa.
   • Defina regras globais, por exemplo, como lidar com tipos específicos de e-mails (como reclamações de clientes ou solicitações de agendamento).
   • Opção para analisar o tom de voz dos e-mails existentes para otimizar o nível de personalização das respostas
4. Uso de celulares::
   • Baixe o aplicativo Jotform AI Agent (compatível com iOS e Android).
   • Faça login e sincronize sua conta do Gmail para gerenciar seus e-mails a qualquer hora e em qualquer lugar.

Funções principais

1. geração automática de respostas preliminares

• procedimento::
  • Quando um novo e-mail é recebido, o Gmail Agent analisa o conteúdo e gera um rascunho de resposta com base em seu histórico de e-mails e em regras predefinidas.
  • O rascunho aparecerá na caixa de entrada do Gmail com o rótulo "Rascunho criado pelo Jotform Gmail Agent".
  • Os usuários podem editar o rascunho diretamente, confirmá-lo e clicar em enviar.
• Funções em destaque::
  • A IA imita seu tom de voz, como um estilo formal, amigável ou profissional.
  • Suporte para lidar com várias solicitações, como redefinição de senha, instalação de software ou alterações de compromissos.
  • Depois que os rascunhos são gerados, os usuários podem visualizar todo o conteúdo gerado por IA na página Conversas, garantindo a transparência.
• exemplo típico::
  • O usuário recebe um e-mail: "Meu computador está lento, você pode ajudar a verificar?" A IA gera um rascunho: "Obrigado pelo feedback! Diagnosticaremos remotamente seu computador esta tarde. Mantenha seu dispositivo conectado. Para uma verificação mais detalhada, agendaremos uma visita amanhã."

2. etiquetagem automática

• procedimento::
  • Nas configurações do AI Agent, defina regras para rótulos de e-mail, como "Suporte ao cliente", "Urgente" ou "Vendas".
  • A IA aplica automaticamente rótulos com base no conteúdo ou no remetente do e-mail.
  • Os usuários podem visualizar os e-mails agrupados no Gmail.
• Funções em destaque::
  • Novos rótulos podem ser criados com base nas tendências de e-mail para manter sua caixa de correio organizada.
  • Oferece suporte ao processamento em lote para reduzir o tempo de organização manual.

3. integração com o Google Agenda

• procedimento::
  • Na página "Training" (Treinamento) do Agent Builder, clique na opção "Tools" (Ferramentas) e selecione "Set Appointment with Google Calendar" (Definir compromisso com o Google Agenda) Selecione "Set Appointment with Google Calendar" (Definir compromisso com o Google Agenda).
  • Insira prompts, como "Quando um usuário solicitar um compromisso, colete o nome do evento, a data, a hora e o local".
  • Conecte sua conta do Google Calendar e defina os parâmetros do compromisso.
• Funções em destaque::
  • A IA agenda automaticamente as reuniões com base nas solicitações dos usuários e cria eventos no Google Calendar.
  • Suporte para cancelamento ou reagendamento de compromissos existentes.
  • Exemplo: um usuário envia por e-mail uma solicitação "A consulta com o Dr. Darcy às 15h de quinta-feira precisa ser reagendada", a IA gera um rascunho e atualiza o calendário.

4. gerenciamento de documentos e Google Drive

• procedimento::
  • Na página "Training" (Treinamento), selecione a ferramenta "Send to Google Drive" (Enviar para o Google Drive).
  • Defina uma condição de acionamento, por exemplo, "Armazene automaticamente os arquivos em uma pasta específica do Google Drive quando os usuários fizerem upload deles".
  • Conecte sua conta do Google Drive e especifique a pasta de armazenamento.
• Funções em destaque::
  • Os arquivos carregados pelo usuário durante o diálogo (por exemplo, fotos de produtos) são salvos automaticamente no Google Drive.
  • Suporte para rastrear a origem dos documentos para garantir que eles estejam vinculados a diálogos específicos.

5. interação por voz

• procedimento::
  • Habilite a funcionalidade de voz no aplicativo Jotform AI Agent.
  • Defina o tom e o estilo da resposta de voz.
  • Os usuários podem interagir com a voz da IA por telefone ou aplicativo para atender às solicitações.
• Funções em destaque::
  • Oferece suporte à conversão de voz em texto e ao registro de solicitações de clientes.
  • Ideal para cenários que exigem uma resposta rápida, como linhas diretas de suporte ao cliente.

advertência

• Todo o conteúdo gerado por IA precisa ser confirmado manualmente pelo usuário antes do envio, garantindo controle total.
• Criptografia de dados, SOC 2 Tipo 2, compatível com GDPR e HIPAA, segurança das informações do usuário.
• Em caso de problemas, o suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode ser contatado por meio da página de suporte do Jotform, com um tempo médio de resposta de 1 a 2 horas.

cenário do aplicativo

1. Suporte ao cliente
   O Gmail Agent automatiza as respostas a perguntas comuns dos clientes, como redefinição de senha ou solicitações de instalação de produtos, reduzindo o tempo de resposta manual.
2. Gerenciamento da equipe de vendas
   Os vendedores podem usar a IA para gerar rapidamente respostas profissionais e manter a consistência da marca enquanto agrupam automaticamente os e-mails de clientes potenciais.
3. Programa
   Adequada para profissionais como médicos e advogados, a IA pode agendar ou ajustar automaticamente os compromissos no Google Calendar com base nas solicitações dos clientes.
4. Gerenciamento de documentos
   Quando as empresas estão trabalhando com documentos carregados por clientes, como contratos ou fotos, a IA pode armazená-los automaticamente no Google Drive para mantê-los organizados.
5. Atendimento ao cliente multicanal
   Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, via web, telefone ou chat, adequado para comércio eletrônico, educação ou saúde.

QA

1. Como faço para garantir que as respostas do Gmail Agent correspondam ao meu tom de voz?
   A IA analisa seu histórico de e-mails e documentos carregados para aprender seu estilo de escrita. Você também pode definir regras de resposta nas configurações para garantir um tom consistente.
2. Preciso enviar manualmente os rascunhos gerados pela IA?
   Sim, todos os rascunhos precisam ser revisados pelo usuário e depois enviados manualmente para garantir o controle total.
3. O Gmail Agent é seguro?
   Sim, ele é autorizado pelo Google OAuth, tem dados criptografados, é compatível com o GDPR, HIPAA e outros padrões e não armazena senhas de usuários.
4. Você consegue lidar com e-mails em vários idiomas?
   Sim, a IA suporta entradas em vários idiomas e pode gerar respostas apropriadas com base no idioma do e-mail.
5. Como posso visualizar o conteúdo gerado por IA?
   Você pode visualizar todos os rascunhos e registros de diálogo gerados pela IA na página Conversations (Conversas).