Yapify：使用语音快速生成电子邮件草稿

Yapify 是一个语音转邮件的 Chrome 扩展程序，帮助用户通过语音快速生成电子邮件草稿。它将用户随口说出的想法转化为格式规范、语气自然的邮件内容，保留用户的写作风格。Yapify 能理解邮件线程的上下文，自动插入链接、附件或套用模板，适合忙碌的专业人士和非英语母语者。它的核心优势是操作简单，4倍于打字的效率让用户轻松管理收件箱。Yapify 目前支持 Gmail、Outlook 和 Superhuman，未来计划扩展到更多平台。

功能列表

• 语音转邮件：用户通过语音输入，Yapify 自动将语音转化为格式规范的邮件草稿。
• 上下文感知：理解邮件线程内容，生成符合上下文的回复，减少手动调整。
• 自定义模板：支持用户预设模板，如“销售模板”或“介绍模板”，语音指令即可套用。
• 自动插入链接和附件：通过语音指令（如“插入我的 Calendly 链接”）自动添加相关内容。
• 语气调整：根据用户指令调整邮件语气，如正式、友好或拒绝，确保邮件符合场景需求。
• 多平台集成：无缝嵌入 Gmail、Outlook 和 Superhuman，无需切换应用。
• 隐私保护：用户数据加密，语音和文本数据不用于训练第三方 AI 模型。

使用帮助

安装流程

1. 访问 Chrome 网上应用店：打开 Chrome 浏览器，进入 Chrome 网上应用店，搜索“Yapify”。
2. 安装扩展程序：点击“添加到 Chrome”，确认安装权限。安装完成后，Yapify 图标会出现在浏览器工具栏。
3. 授权邮箱账户：点击 Yapify 图标，按照提示登录 Gmail、Outlook 或 Superhuman 账户，授权 Yapify 访问邮箱。
4. 设置个人偏好：首次使用时，Yapify 会引导用户设置写作风格和常用模板。用户可以上传常用短语、签名或模板，系统会学习用户习惯。
5. 完成安装：安装后，Yapify 会自动嵌入邮箱界面，显示红色录音按钮。

主要功能操作

1. 语音转邮件

在 Gmail 或 Outlook 中打开邮件界面，点击红色录音按钮开始说话。无需组织语言，直接说出想法，如“回复 John，告诉他我明天有空，安排会议”。Yapify 会将语音转为文字，生成格式规范的邮件草稿。用户可以检查草稿，稍作编辑后发送。系统会自动匹配签名和格式，无需手动调整。

2. 上下文感知

Yapify 能读取邮件线程内容，理解讨论背景。例如，用户回复客户邮件时，Yapify 会根据之前的对话生成相关回复，包含必要细节。如果邮件讨论项目进度，用户说“告诉他我们按时完成”，Yapify 会自动补充项目名称或相关信息，确保回复连贯。

3. 自定义模板

用户可以在 Yapify 设置中创建模板，如“销售跟进”或“团队介绍”。使用时，只需说“使用销售模板”，Yapify 会将语音内容套入模板，保留预设的格式和短语。例如，销售模板可能包含问候语、产品简介和行动号召，用户只需补充具体细节。

4. 插入链接和附件

通过语音指令，用户可以快速添加内容。例如，说“插入我的 Calendly 链接”或“附上最新演示文稿”，Yapify 会自动查找并插入正确的链接或文件。用户需提前在设置中上传常用文件或链接，系统会根据指令匹配。

5. 语气调整

用户可以指定邮件语气，例如说“用正式语气回复”或“写一封友好的拒绝邮件”。Yapify 会根据指令调整措辞，确保邮件语气符合场景。非英语母语者可通过这一功能避免语法或语气错误。

操作流程

1. 打开邮件：在支持的邮箱平台中打开需要回复的邮件。
2. 启动录音：点击 Yapify 的红色录音按钮，开始口述邮件内容。
3. 使用语音指令：说出具体内容或指令，如“使用介绍模板，告诉 Sarah 我想安排通话，附上我的日历链接”。
4. 检查草稿：Yapify 生成草稿后，用户可预览并编辑，确保内容准确。
5. 发送邮件：确认无误后，点击发送，完成邮件回复。
6. 管理模板和设置：定期更新模板、短语或文件，确保 Yapify 适应最新需求。

注意事项

• 确保麦克风权限已开启，录音环境安静以提高语音识别准确性。
• 首次使用时，建议录制几段语音，让 Yapify 学习用户的声音和表达习惯。
• 用户数据加密存储，Yapify 不会将语音或文本用于训练其他模型，保障隐私。

应用场景

1. 忙碌专业人士
   场景描述：销售人员或管理者每天需回复数十封邮件。使用 Yapify，他们可以通过语音快速生成草稿，节省时间。例如，销售人员在车上口述回复客户邮件，Yapify 自动生成正式邮件并插入产品链接。
2. 非英语母语者
   场景描述：非英语母语者担心邮件措辞不专业。Yapify 能根据语音生成语法正确、语气得体的邮件。例如，创业者用母语口述，Yapify 翻译并生成英语邮件，符合收件人偏好。
3. 团队协作
   场景描述：团队领导需频繁发送会议安排或任务更新。Yapify 的模板功能可快速套用标准格式，语音指令插入日程链接，提高协作效率。

QA

1. Yapify 支持哪些邮箱平台？
   目前支持 Gmail、Outlook 和 Superhuman，未来计划扩展到其他平台。
2. 语音转文字的准确性如何？
   Yapify 使用先进的语音识别技术，适合大多数口音和语言。安静环境和清晰发音可提高准确性。
3. 如何确保数据隐私？
   用户的语音和文本数据加密存储，仅用于生成邮件，不用于训练第三方 AI 模型。
4. 可以离线使用吗？
   当前版本需要联网运行，未来可能推出离线模式。