Jotform Gmail Agent: das KI-Tool, das automatisch personalisierte Gmail-Antworten generiert

Jotform Gmail Agent ist ein auf künstlicher Intelligenz basierendes Tool, das Benutzern hilft, ihre Gmail-Postfächer effizienter zu verwalten. Es reduziert die sich wiederholende Arbeit, indem es den E-Mail-Inhalt und den Schreibstil eines Benutzers analysiert und automatisch Antwortentwürfe erstellt, die dem Tonfall des Benutzers entsprechen. Die Benutzer können diese Entwürfe schnell überprüfen und versenden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation konsistent bleibt. Das Tool unterstützt die nahtlose Integration mit Google Mail, ist einfach zu bedienen, äußerst sicher und erfüllt Compliance-Standards wie GDPR und HIPAA. Ganz gleich, ob Sie mit Kunden-Support, Vertriebs-E-Mails oder alltäglicher Kommunikation zu tun haben, Jotform Gmail Agent spart Zeit und erhöht die Produktivität. Außerdem bietet er Multi-Channel-Support für Privat- und Geschäftskunden.

Funktionsliste

• Automatische Erstellung von Entwürfen für Google Mail-Antworten, die den Ton und den Stil des Benutzers nachahmen.
• Organisieren Sie Ihre Postfächer durch automatische Markierung von Etiketten auf der Grundlage des E-Mail-Inhalts.
• Unterstützung für das Überspringen von E-Mails, die nicht beantwortet werden müssen, um den Arbeitsablauf zu optimieren.
• Bietet Multikanal-Support für die Interaktion mit Benutzern über Web, Chat, Telefon usw.
• Integration mit Google Calendar zur automatischen Planung von Besprechungen und Veranstaltungen.
• Unterstützt Datei-Uploads zu Google Drive, um Dateien aus Unterhaltungen automatisch zu speichern.
• Das KI-Verhalten kann angepasst werden, um szenariospezifische Reaktionsregeln festzulegen.
• Bereitstellung einer Sprachinteraktionsfunktion zur Unterstützung der Bearbeitung von Kundenanfragen per Sprache.
• Datenverschlüsselung und Einhaltung von GDPR, HIPAA und anderen Sicherheitsstandards.

Hilfe verwenden

Installation und Einrichtung

Jotform Gmail Agent ist sehr einfach zu bedienen und erfordert keinen komplizierten Installationsprozess, sondern wird einfach über das Web oder die mobile App eingerichtet. Im Folgenden finden Sie die detaillierten Schritte:

1. Besuchen Sie die offizielle Website von JotformÖffnen Sie die Seite Jotform Gmail Agent und klicken Sie auf die Schaltfläche "Create Gmail Agent".
2. Verbinden eines Gmail-Kontos::
   • Gehen Sie im AI Agent Dashboard von Jotform auf die Registerkarte Publishing.
   • Wählen Sie "Google Mail-Agenten" aus dem linken Menü.
   • Folgen Sie den Anweisungen, um sich bei Ihrem Google Mail-Konto anzumelden, das über Google OAuth autorisiert ist. Der Vorgang ist sicher und ohne Weitergabe von Passwörtern.
   • Sobald die Autorisierung abgeschlossen ist, verbindet sich AI Agent automatisch mit Ihrem Gmail-Konto.
3. Schulung des AI-Agenten::
   • Laden Sie auf der Seite "Training" ein relevantes Dokument oder einen Website-Link hoch, damit die KI Ihren Schreibstil und Ihre Unternehmensinformationen lernen kann.
   • Legen Sie globale Regeln fest, z. B. wie bestimmte Arten von E-Mails (z. B. Kundenbeschwerden oder Terminanfragen) zu behandeln sind.
   • Option zur Analyse des Tonfalls bestehender E-Mails, um den Grad der Personalisierung von Antworten zu optimieren
4. Mobile Nutzung::
   • Laden Sie die Jotform AI Agent App herunter (unterstützt iOS und Android).
   • Melden Sie sich an und synchronisieren Sie Ihr Google Mail-Konto, um Ihre E-Mails jederzeit und überall zu verwalten.

Hauptfunktionen

1. automatische Erstellung von Antwortentwürfen

• Verfahren::
  • Wenn eine neue E-Mail eingeht, analysiert der Google Mail-Agent den Inhalt und erstellt einen Antwortentwurf auf der Grundlage Ihres E-Mail-Verlaufs und voreingestellter Regeln.
  • Der Entwurf erscheint im Posteingang von Google Mail mit der Bezeichnung "Entwurf erstellt von Jotform Google Mail Agent".
  • Die Benutzer können den Entwurf direkt bearbeiten, bestätigen und auf Senden klicken.
• Ausgewählte Funktionen::
  • Die KI ahmt Ihren Tonfall nach, z. B. formell, freundlich oder professionell.
  • Unterstützung bei der Bearbeitung von Mehrfachanfragen wie Passwortrücksetzung, Softwareinstallation oder Terminänderungen.
  • Sobald die Entwürfe erstellt sind, können die Nutzer alle von der KI erstellten Inhalte auf der Seite "Gespräche" einsehen, um Transparenz zu gewährleisten.
• typisches Beispiel::
  • Der Nutzer erhält eine E-Mail: "Mein Computer ist langsam, können Sie das überprüfen?" Die KI erstellt einen Entwurf: "Danke für Ihr Feedback! Wir werden heute Nachmittag eine Ferndiagnose Ihres Computers durchführen, bitte lassen Sie Ihr Gerät angeschlossen. Für weitere Überprüfungen werden wir für morgen einen Termin vereinbaren."

2. automatische Etikettierung

• Verfahren::
  • Definieren Sie in den Einstellungen des KI-Agenten Regeln für E-Mail-Etiketten, z. B. "Kundensupport", "Dringend" oder "Vertrieb".
  • AI versieht E-Mails automatisch mit Etiketten, die auf dem Inhalt oder dem Absender der E-Mail basieren.
  • Benutzer können die gesammelten E-Mails in Google Mail anzeigen.
• Ausgewählte Funktionen::
  • Neue Etiketten können auf der Grundlage von E-Mail-Trends erstellt werden, um Ihr Postfach zu organisieren.
  • Unterstützt die Stapelverarbeitung, um den manuellen Organisationsaufwand zu verringern.

3. die Integration von Google Kalender

• Verfahren::
  • Klicken Sie auf der Seite "Schulung" des Agent Builder auf die Option "Tools" und wählen Sie "Termin mit Google Kalender festlegen". Wählen Sie "Termin mit Google-Kalender festlegen".
  • Geben Sie Aufforderungen ein, wie z. B. "Wenn ein Benutzer einen Termin anfragt, erfassen Sie den Namen, das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Ereignisses".
  • Verbinden Sie Ihr Google Kalender-Konto und legen Sie die Terminparameter fest.
• Ausgewählte Funktionen::
  • AI plant automatisch Besprechungen auf der Grundlage von Nutzeranfragen und erstellt Ereignisse in Google Calendar.
  • Unterstützung bei der Stornierung oder Neuplanung bestehender Termine.
  • Beispiel: Ein Benutzer sendet eine E-Mail mit der Anfrage "Termin bei Dr. Darcy am Donnerstag um 15 Uhr muss verschoben werden". Die KI erstellt einen Entwurf und aktualisiert den Kalender.

4. die Dokumentenverwaltung und Google Drive

• Verfahren::
  • Wählen Sie auf der Seite "Schulung" das Tool "An Google Drive senden".
  • Legen Sie eine Auslösebedingung fest, z. B. "Dateien automatisch in einem bestimmten Google Drive-Ordner speichern, wenn Nutzer sie hochladen".
  • Verbinden Sie Ihr Google Drive-Konto und geben Sie den Speicherordner an.
• Ausgewählte Funktionen::
  • Dateien, die der Nutzer während des Dialogs hochlädt (z. B. Produktfotos), werden automatisch in Google Drive gespeichert.
  • Unterstützung bei der Verfolgung der Herkunft von Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie mit bestimmten Dialogen verknüpft sind.

5. sprachliche Interaktion

• Verfahren::
  • Aktivieren Sie die Sprachfunktion in der Jotform AI Agent App.
  • Legen Sie den Ton und den Stil der Sprachausgabe fest.
  • Nutzer können mit der KI-Stimme per Telefon oder App interagieren, um Anfragen zu bearbeiten.
• Ausgewählte Funktionen::
  • Unterstützt Sprache-zu-Text und die Protokollierung von Kundenanfragen.
  • Ideal für Szenarien, die eine schnelle Reaktion erfordern, wie z. B. Kunden-Support-Hotlines.

caveat

• Alle KI-generierten Inhalte müssen vor dem Versand manuell vom Nutzer bestätigt werden, um eine vollständige Kontrolle zu gewährleisten.
• Datenverschlüsselung, SOC 2 Typ 2, GDPR- und HIPAA-konform, Sicherheit der Benutzerinformationen.
• Bei Problemen kann der 24/7-Kundensupport über die Jotform-Supportseite kontaktiert werden, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 1-2 Stunden.

Anwendungsszenario

1. Kundenbetreuung
   Gmail Agent automatisiert die Beantwortung gängiger Kundenfragen, z. B. zum Zurücksetzen von Passwörtern oder zur Produktinstallation, und verkürzt so die manuelle Antwortzeit.
2. Leitung des Verkaufsteams
   Vertriebsmitarbeiter können mithilfe von KI schnell professionelle Antworten generieren und die Markenkonsistenz aufrechterhalten, während sie automatisch E-Mails von potenziellen Kunden zusammenfassen.
3. Programm
   KI eignet sich für Fachleute wie Ärzte und Anwälte und kann auf der Grundlage von Kundenanfragen automatisch Termine in Google Calendar planen oder anpassen.
4. Verwaltung von Dokumenten
   Wenn Unternehmen mit von Kunden hochgeladenen Dokumenten wie Verträgen oder Fotos arbeiten, kann KI diese automatisch in Google Drive speichern, um sie zu organisieren.
5. Multi-Channel-Kundendienst
   24/7-Support über Web, Telefon oder Chat, geeignet für E-Commerce, Bildung oder Gesundheitswesen.

QA

1. Wie kann ich sicherstellen, dass die Antworten des Google Mail-Agenten meinem Tonfall entsprechen?
   Die KI analysiert Ihre bisherigen E-Mails und hochgeladenen Dokumente, um Ihren Schreibstil zu lernen. Sie können in den Einstellungen auch Antwortregeln festlegen, um einen einheitlichen Ton zu gewährleisten.
2. Muss ich die von der KI erstellten Entwürfe manuell versenden?
   Ja, alle Entwürfe müssen vom Benutzer überprüft und dann manuell versandt werden, um eine vollständige Kontrolle zu gewährleisten.
3. Ist der Google Mail-Agent sicher?
   Ja, es ist über Google OAuth autorisiert, die Daten sind verschlüsselt, entsprechen der GDPR, dem HIPAA und anderen Standards und speichern keine Nutzerpasswörter.
4. Können Sie mit mehrsprachigen E-Mails umgehen?
   Ja, KI unterstützt mehrsprachige Eingaben und kann auf der Grundlage der Sprache der E-Mail entsprechende Antworten generieren.
5. Wie kann ich KI-generierte Inhalte anzeigen?
   Sie können alle von der KI erstellten Entwürfe und Dialogprotokolle auf der Seite Gespräche einsehen.