Basecamp: オンラインプロジェクト管理・チームコラボレーションツール

Basecampは、2004年に37signalsによって開発されたオンラインプロジェクト管理・チームコラボレーションツールである。チームがプロジェクトを管理し、コミュニケーションをとり、仕事を整理するための一元化されたプラットフォームを提供する。 シンプルで使いやすいことを念頭に設計されたBasecampは、あらゆる規模の企業やチーム、特に中小企業が混乱から解放され、シンプルで直感的なプロジェクト管理ができるように設計されている。 タスクリスト、スケジュール管理、ファイル保存、ライブチャットなど複数の機能を1つのシステムに統合することで、BasecampはSlack、Asana、Dropboxなど複数のスタンドアロンアプリの効果的な代替となり、チームのコスト削減と生産性向上を支援します。 また、クロスプラットフォームでの利用をサポートしており、ユーザーはコンピューターやモバイルデバイスを問わず、いつでもどこでもプロジェクトの進捗を確認することができます。

機能一覧

• プロジェクト・マネジメント・センタープロジェクトごとに独立したページを作成し、関連するすべてのタスク、ディスカッション、ドキュメント、スケジュールを一元管理します。
• ToDoリスト:: タスクリストを作成し、タスクに責任者と期限を割り当て、各タスクの完了に向けた進捗を追跡する。
• 掲示板プロジェクトの告知、重要なトピックについての話し合い、重要な情報が電子メールやインスタント・メッセージに紛れ込まないように文書化するために使用される。
• スケジュールプロジェクトに関連するすべての期限や重要なイベントを一元管理し、チームメンバーがプロジェクトのタイムラインを明確に把握できるようにする。
• ドキュメント・ストレージ（ドキュメントとファイル）プロジェクト内でファイルを直接アップロード、共有、ディスカッションできるため、チームメンバーは常に最新バージョンのファイルにアクセスできます。
• ライブチャット（キャンプファイヤー）:: 簡単な質問や非公式なディスカッションのためのリラックスしたライブチャット環境をチームに提供する。
• プライベートメッセージ（Ping）:: 個人的なコミュニケーションが必要な場合、1対1または少人数の個人的な会話をサポート。
• カードテーブルカンバンのような機能を提供し、チームがワークフローを視覚的に追跡できるようにします。
• 自動チェックイン: : 定期的な質問（例：「今日は何を達成しましたか」）を設定することで、チームメンバーからの進捗報告を自動的に収集します。: : 定期的な質問（例：「今日は何を達成しましたか」）を設定することで、チームメンバーからの進捗報告を自動的に収集し、無駄な会議を削減します。
• 顧客とのコラボレーション顧客は、特定のプロジェクトに招待され、進捗状況の確認、フィードバックの提供、ドキュメントの承認などを行うことができます。

ヘルプの使用

Basecampは、シンプルで使いやすいことを基本理念としており、ユーザーはすぐに使い始めることができ、仕事そのものに集中することができる。以下では、Basecampをプロジェクト管理に効果的に活用する方法を詳しく紹介する：

1.最初のプロジェクトを作成する
まずはBasecampのアカウントを登録します。ログインすると、わかりやすいメイン画面が表示されますので、「新規プロジェクトを作成」ボタンをクリックし、プロジェクトを開始します。プロジェクト名を「ウェブサイトの再設計」や「新商品の立ち上げ」などにし、簡単な説明を追加します。プロジェクトを作成する際、ToDoリスト、メッセージボード、カレンダーなど、プロジェクトに必要なツールを選んでオンにすることができます。

2.チームメンバーと顧客の追加
プロジェクトを作成したら、次はチームメンバーを招待します。メンバーのメールアドレスを入力するだけで、招待状が届きます。メンバーを招待する際、あなたはメンバーの権限を設定し、彼らが見ることができるものを決めることができます。クライアントとの共同作業が必要な場合は、「クライアント」として招待することもできます。Base-campでは、クライアントとの共同作業用に特別な権限設定が用意されているので、社内のディスカッションは非表示にし、承認が必要なドキュメントや最終結果のみをクライアントに見せるなど、クライアントが見ることができるものを正確にコントロールすることができます。

3.ToDoリストを使ったタスク管理
ToDoリストはBasecampのコア機能の一つです。プロジェクトページでは、複数のToDoリストを作成し、フェーズやカテゴリーごとにタスクを整理することができます。例えば、"設計フェーズ "リストと "開発フェーズ "リストを作成できます。それぞれのリストで、特定のタスクを追加し、それぞれのタスクに責任者を割り当て、期限を設定します。タスクのオーナーは通知され、タスクは個人のタスクリストに表示されます。チームメンバーは、タスクの下にコメントしたり、関連ドキュメントを添付したり、タスクの進捗状況をリアルタイムで更新することができます。

4.重要な議論のための掲示板の利用
メッセージボードは、プロジェクトのキックオフミーティングの議事録、重要な決定事項、デザイン提案の最終確認など、正式に記録する必要がある議論に最適です。ライブチャットとは異なり、メッセージボード上のメッセージは、より整理され、後で見つけることが容易です。メッセージを投稿し、関連するチームメンバーに通知することができます。人々は、そのメッセージの下に返信し、議論することができ、すべてが完全に記録されます。

5.スケジュールと期限
プロジェクト内のスケジュールは、設定された期限を持つすべてのToDo項目を自動的に同期し、明確なプロジェクトカレンダーを作成します。また、チームミーティング、クライアントへのプレゼンテーション、プロジェクトのマイルストーンなど、カレンダー上に直接イベントを作成することもできます。これにより、チームはプロジェクト全体のタイムラインをマクロ的に把握し、重要な期限を逃すことがなくなります。

6.ドキュメントの共有とコラボレーション
ドキュメントとファイル」エリアでは、デザイン、契約書、議事録など、プロジェクトに必要なすべてのファイルをアップロードできます。チームメンバーは、これらのファイルをダウンロードしてコメントしたり、Googleドキュメントなどの外部クラウドストレージサービスにあるファイルと直接関連付けたりすることができます。すべてのドキュメントの履歴バージョンが記録されるため、トレーサビリティも簡単です。

7.コミュニケーション・ツールの柔軟な活用
Basecampは様々なシーンに対応するコミュニケーションツールを提供している：

• キャンプファイヤー比較的リラックスした雰囲気の中で、チーム内の日常的な雑談や簡単な質疑応答を行う。
• ピングスプライベートメッセージのように、誰か、または数人と個人的に連絡を取りたいときに使用します。
• 自動チェックイン毎日行われるスタンドアップミーティングの代わりに使用することができます。毎日、または毎週決まった時間に、自動的にチームメンバーに "今日の予定は何ですか？"や "今週悩んでいることは何ですか？"と質問するように設定することができます。または "今週悩んでいることは何ですか？"といった質問をし、集めた回答をまとめることで、全員がお互いの状況を把握することができる。

8.ビジュアライゼーション・プロジェクトの進捗状況
Basecamp独自のヒルチャート機能により、タスクリストが可視化され、タスクが "Problem Pending "の上り坂にあるのか、"Executing "の下り坂にあるのかを確認することができます。「進行中単純な完了・未完了のステータスを超えた進捗状況を管理者に提供します。

これらの機能により、Basecampはプロジェクト管理に必要な核となるツールを統合し、チームが整理された状態を維持し、単一のプラットフォーム上ですべてを完了させることで混乱を減らすことを支援する。

アプリケーションシナリオ

1. クリエイティブ・プロジェクト＆デザイン・チーム
   広告代理店、デザインスタジオ、マーケティングチームにとって、Basecampはクライアントとのコミュニケーションから、クリエイティブの構想、デザイン案の承認に至るまでの全プロセスを管理するのに役立ちます。 クライアントを直接プロジェクトに招待することができるため、デザインの確認やフィードバックを簡単に行うことができ、すべてのコミュニケーション記録が一目でわかるようになっています。
2. ソフトウェア開発
   ソフトウェア開発チームはBasecampを使って、開発タスクのトラッキング、技術ソリューションの議論、リリースサイクルの管理を行うことができます。 ToDoリストによるプログラミングタスクの割り当て、メッセージボードによるコードレビューのディスカッション、スケジュールによるリリース・イテレーション・タイムラインの計画などが可能です。
3. フリーランサーおよびコンサルタント
   フリーランスやコンサルタントは、Basecampを使って複数のクライアントプロジェクトを同時に管理することができます。 各クライアントプロジェクトはそれぞれ独立しており、進捗状況の共有、ドキュメントの納品、クライアントとのすべてのコミュニケーションをプロフェッショナルかつ効率的な方法で簡単に記録することができる。
4. 非営利団体および教育機関
   Basecampは非営利団体のイベント企画、ボランティア管理、プロジェクト資金調達に利用できます。 また、学校や教育機関では、カリキュラム開発、学術研究プロジェクト、学生活動の管理に利用し、参加者全員の同期をとることができます。
5. テレワーク・チーム
   メンバーが地理的に分散しているリモートチームにとって、Basecampはバーチャルなセントラルオフィスを提供します。 チームメンバーは自動チェックイン機能で日々の進捗を報告し、Campfireでチームの結束を保ち、すべての作業コンテンツは整理されてクラウドに保存され、いつでもアクセスできる。

品質保証

1. Basecampと他のプロジェクト管理ツールとの違いは？
   Basecampの最大の違いは、"オールインワン "の設計思想とシンプルさの追求にある。チャット、タスク管理、ファイル共有、スケジュール管理を一つのプラットフォームに統合し、複数の断片的なツールに取って代わるように設計されている。 Basecampは、大規模なカスタマイズや設定を必要とするのではなく、明確でわかりやすいワークフローを提供することに重点を置いているため、チームはツール自体の習得に多くの時間を費やすことなく、すぐに使い始めることができる。
2. Basecampは大企業に適しているか？
   Basecampは主に中小企業向けだが、多くの大企業の特定チームでも利用されている。 部署や特定のプロジェクトチームにとっては、Basecampのシンプルさは魅力的です。しかし、複雑なリソース管理、部門横断的な依存関係のトラッキング、カスタマイズされたレポート作成などを必要とする大企業レベルのプロジェクト管理には、Basecampの機能は少々ベーシックに感じられるかもしれません。
3. 顧客はBasecampでどのような情報を見ることができますか？
   あなたは、あなたのプロジェクトで顧客がアクセスできるものを正確に制御することができます。クライアントを招待する際、クライアントに見えるものを選択できます。通常、チーム内のディスカッション（CAMPFIREチャットなど）や一般公開されていないドキュメントを非表示にし、クライアントがレビューする必要のあるタスク、デザインドラフト、最終ドキュメントのみを表示することができます。
4. Basecampにモバイルアプリはありますか？
   BasecampはiOSとAndroidデバイス用のモバイルアプリを提供しており、ユーザーは外出先からプロジェクトの最新情報を見たり、メッセージに返信したり、タスクを管理することができます。
5. 既存のプロジェクトをBasecampに移行するには？
   Basecampにはプロジェクトのテンプレート機能があります。よく使われるタスク、ファイル、メッセージフォーマットのリストを含むテンプレートを作成することができます。新規プロジェクトの場合、テンプレートを直接使ってクイックスタートすることができます。ワンクリックで自動移行するツールはありませんが、手動で既存のプロジェクトのタスクやファイルを新規作成したBasecampプロジェクトに一括でインポートすることができます。