Yapify: Schnelles Erstellen von E-Mail-Entwürfen per Sprache

Yapify ist eine Voice-to-E-Mail-Erweiterung für Chrome, mit der Benutzer schnell E-Mail-Entwürfe per Sprache erstellen können. Yapify versteht den Kontext des E-Mail-Threads und fügt automatisch Links, Anhänge oder verschachtelte Vorlagen ein, was es ideal für vielbeschäftigte Berufstätige und Nicht-Muttersprachler macht. Seine Hauptstärke ist seine Einfachheit, und es ist 4x effizienter als Tippen, so dass es für Benutzer einfach ist, ihre Posteingänge zu verwalten. yapify unterstützt derzeit Gmail, Outlook und Superhuman, mit Plänen, in Zukunft auf weitere Plattformen zu erweitern.

Funktionsliste

• Speech to Email: Benutzer geben ihre Daten per Sprache ein, Yapify wandelt die Stimme automatisch in einen standardisierten E-Mail-Entwurf um.
• Kontextabhängig: Verstehen Sie den Inhalt von E-Mail-Threads und generieren Sie kontextabhängige Antworten, um manuelle Anpassungen zu reduzieren.
• Benutzerdefinierte Vorlagen: Unterstützung für benutzerdefinierte Vorlagen, wie z. B. "Verkaufsvorlagen" oder "Präsentationsvorlagen", die per Sprachbefehl angewendet werden können.
• Automatisches Einfügen von Links und Anhängen: Fügen Sie automatisch relevante Inhalte mit Sprachbefehlen wie "Füge meinen Calendly-Link ein" hinzu.
• Tonanpassung: Passen Sie den Ton der E-Mail entsprechend den Anweisungen des Benutzers an, z. B. formell, freundlich oder ablehnend, um sicherzustellen, dass die E-Mail den Anforderungen des Szenarios entspricht.
• Plattformübergreifende Integration: Binden Sie Gmail, Outlook und Superhuman nahtlos ein, ohne die Anwendung zu wechseln.
• Datenschutz: Die Nutzerdaten sind verschlüsselt und die Sprach- und Textdaten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen Dritter verwendet.

Hilfe verwenden

Einbauverfahren

1. Besuchen Sie den Chrome Web StoreÖffnen Sie Chrome, rufen Sie den Chrome Web Store auf und suchen Sie nach "Yapify".
2. Einbau von ErweiterungenKlicken Sie auf "Zu Chrome hinzufügen", um die Installationsberechtigung zu bestätigen. Sobald die Installation abgeschlossen ist, erscheint das Yapify-Symbol in Ihrer Browser-Symbolleiste.
3. Autorisierte Mailbox-KontenKlicken Sie auf das Yapify-Symbol und folgen Sie den Anweisungen, um sich bei Ihrem Gmail-, Outlook- oder Superhuman-Konto anzumelden und Yapify den Zugriff auf Ihre Mailbox zu erlauben.
4. Persönliche Präferenzen festlegenBei der ersten Verwendung führt Yapify die Benutzer durch die Einrichtung eines Schreibstils und gängiger Vorlagen. Benutzer können gängige Phrasen, Signaturen oder Vorlagen hochladen, und das System lernt die Gewohnheiten des Benutzers.
5. Fertigstellung der AnlageSobald Yapify installiert ist, wird es automatisch in die Mailbox-Oberfläche eingebettet und zeigt die rote Schaltfläche Aufnehmen an.

Hauptfunktionen

1. zur Mail sprechen

Öffnen Sie eine E-Mail in Google Mail oder Outlook, tippen Sie auf die rote Aufnahmetaste und beginnen Sie zu sprechen. Sagen Sie einfach etwas wie "Antworte John und sage ihm, dass ich morgen Zeit habe, um ein Treffen zu vereinbaren". Yapify wandelt Ihre Stimme in Text um und erstellt einen gut formatierten Entwurf der E-Mail. Die Benutzer können den Entwurf überprüfen, bearbeiten und versenden. Das System passt Signaturen und Formatierungen automatisch an, sodass keine manuellen Anpassungen erforderlich sind.

2. kontextbezogenes Bewusstsein

Yapify kann den Inhalt von E-Mail-Threads lesen, um den Kontext der Diskussion zu verstehen. Wenn ein Benutzer zum Beispiel auf eine Kunden-E-Mail antwortet, generiert Yapify eine relevante Antwort mit den notwendigen Details auf der Grundlage der vorherigen Konversation. Wenn in der E-Mail der Fortschritt eines Projekts besprochen wird und der Benutzer sagt: "Sagen Sie ihm, dass wir pünktlich sind", fügt Yapify automatisch den Projektnamen oder relevante Informationen hinzu, um eine kohärente Antwort zu gewährleisten.

3. benutzerdefinierte Vorlagen

Benutzer können in den Yapify-Einstellungen Vorlagen erstellen, z. B. "Verkaufsnachbereitung" oder "Teamvorstellungen". Um sie zu verwenden, sagen Sie einfach "Vertriebsvorlage verwenden" und Yapify wendet den Sprachinhalt auf die Vorlage an, wobei das voreingestellte Format und die Phrasen beibehalten werden. Eine Vertriebsvorlage könnte beispielsweise eine Begrüßung, eine Produktbeschreibung und eine Aufforderung zum Handeln enthalten, wobei der Benutzer nur noch bestimmte Details hinzufügen muss.

4. das Einfügen von Links und Anhängen

Mit Sprachbefehlen können die Benutzer schnell Inhalte hinzufügen. Sagen Sie zum Beispiel "Füge meinen Calendly-Link ein" oder "Hänge die neueste Präsentation an" und Yapify findet automatisch den richtigen Link oder die richtige Datei und fügt sie ein. Benutzer müssen häufig verwendete Dateien oder Links im Voraus in den Einstellungen hochladen, und das System wird sie dem Befehl zuordnen.

5. die Einstellung des Tons

Benutzer können den Ton der E-Mail angeben, z. B. "Antworten Sie in einem förmlichen Ton" oder "Schreiben Sie eine freundliche Ablehnungs-E-Mail", und Yapify passt den Wortlaut entsprechend an, um sicherzustellen, dass der Ton der E-Mail dem Szenario entspricht. Englische Nicht-Muttersprachler können diese Funktion nutzen, um grammatikalische oder tonale Fehler zu vermeiden.

Arbeitsablauf

1. Post öffnenÖffnen Sie E-Mails, die beantwortet werden müssen, in den unterstützten Mailbox-Plattformen.
2. Aufnahme startenKlicken Sie auf die rote Aufnahmetaste von Yapify, um den Inhalt der E-Mail zu diktieren.
3. Verwendung von SprachbefehlenGeben Sie Einzelheiten oder Anweisungen an, z. B.: "Sagen Sie Sarah anhand der Einführungsvorlage, dass ich einen Anruf mit einem Link zu meinem Kalender vereinbaren möchte.
4. Einsichtnahme in EntwürfeSobald Yapify einen Entwurf erstellt hat, können Benutzer eine Vorschau anzeigen und ihn bearbeiten, um die Richtigkeit sicherzustellen.
5. E-MailNachdem Sie bestätigt haben, dass keine Fehler vorliegen, klicken Sie auf Senden, um die E-Mail-Antwort abzuschließen.
6. Vorlagen und Einstellungen verwaltenRegelmäßige Aktualisierung von Vorlagen, Phrasen oder Dokumenten, um sicherzustellen, dass Yapify sich an die neuesten Anforderungen anpasst.

caveat

• Vergewissern Sie sich, dass die Mikrofonrechte eingeschaltet sind und die Aufnahmeumgebung ruhig ist, um die Genauigkeit der Spracherkennung zu verbessern.
• Bei der ersten Verwendung empfiehlt es sich, einige Sprachclips aufzunehmen, damit Yapify die Stimme und die Ausdrucksgewohnheiten des Benutzers lernen kann.
• Die Benutzerdaten werden verschlüsselt gespeichert, und Yapify verwendet weder Sprache noch Text, um andere Modelle zu trainieren, wodurch der Datenschutz gewährleistet wird.

Anwendungsszenario

1. Vielbeschäftigte Fachkräfte
   Beschreibung des Szenarios: Vertriebsmitarbeiter oder Manager müssen jeden Tag Dutzende von E-Mails beantworten. Mit Yapify können sie schnell Entwürfe per Sprache erstellen und so Zeit sparen. Diktiert ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise im Auto eine Antwort auf eine Kunden-E-Mail, erstellt Yapify automatisch eine formelle E-Mail und fügt einen Link zum Produkt ein.
2. Nicht-Muttersprachler Englisch
   Beschreibung des Szenarios: Englische Nicht-Muttersprachler sind besorgt über unprofessionelle Formulierungen in E-Mails. Yapify kann grammatikalisch korrekte E-Mails mit dem richtigen Ton basierend auf der Stimme generieren. Wenn ein Unternehmer zum Beispiel in seiner Muttersprache diktiert, übersetzt Yapify und generiert eine E-Mail auf Englisch, die den Wünschen des Empfängers entspricht.
3. Teamarbeit
   Szenario: Teamleiter müssen häufig Besprechungspläne oder Aufgabenaktualisierungen versenden. Mit der Vorlagenfunktion von Yapify können Sie schnell Standardformate anwenden und Links zu Terminen mit Sprachbefehlen einfügen, um die Effizienz der Zusammenarbeit zu verbessern.

QA

1. Welche E-Mail-Plattformen werden von Yapify unterstützt?
   Derzeit werden Gmail, Outlook und Superhuman unterstützt, eine Ausweitung auf andere Plattformen ist für die Zukunft geplant.
2. Wie genau ist Sprache-zu-Text?
   Yapify verwendet fortschrittliche Spracherkennungstechnologie für die meisten Akzente und Sprachen. Ruhige Umgebungen und eine klare Aussprache verbessern die Genauigkeit.
3. Wie gewährleisten Sie den Datenschutz?
   Die Sprach- und Textdaten der Nutzer werden verschlüsselt gespeichert und nur zum Erstellen von E-Mails verwendet, nicht zum Trainieren von KI-Modellen Dritter.
4. Kann es offline verwendet werden?
   Für die aktuelle Version ist eine Internetverbindung erforderlich; ein Offline-Modus wird möglicherweise in Zukunft eingeführt werden.