OFFLIGHT: KI-Planungstool für die automatische Planung und Ausführung von Aufgaben

OFFLIGHT ist ein KI-Planungstool, das Nutzern helfen soll, die Arbeitsbelastung und Informationsflut zu bewältigen. Es nutzt einen eingebauten KI-Assistenten namens "Offy", um Aufgaben aus der täglichen Arbeitssoftware des Nutzers (z.B. Gmail, Slack, Notion, etc.) automatisch zu entdecken, zu integrieren und zu priorisieren. Anstatt Aufgaben manuell per Drag & Drop zu verschieben oder zu planen, kommunizieren die Nutzer einfach über natürliche Sprache mit Offy, und das System erstellt automatisch einen nach Prioritäten geordneten Zeitplan mit klaren Zeitvorgaben und synchronisiert ihn direkt mit dem Kalender. Wenn sich Pläne ändern oder neue dringende Aufgaben auftauchen, ist OFFLIGHT in der Lage, den Zeitplan in Echtzeit anzupassen und neu zu planen. Das Kernstück des Tools besteht darin, den Aufwand des Benutzers bei der Aufgabenverschiebung und Zeitplanung zu reduzieren, indem der unorganisierte Fluss von Arbeitsinformationen automatisch in einen klaren, umsetzbaren Zeitplan umgewandelt wird, so dass sich der Benutzer mehr auf die Erledigung der eigentlichen Arbeit konzentrieren kann.

Funktionsliste

• Integration von Multi-Channel-MissionenUnterstützt die automatische Erfassung von Aufgaben und Nachrichten von mehreren Plattformen, darunter Gmail, Slack, Notion, Linear, Todoist, Google Calendar und Zapier.
• Automatisierte Planung und Terminierung durch AIDer eingebaute KI-Assistent "Offy" versteht die Befehle des Nutzers, erstellt automatisch Aufgaben, schätzt deren Dauer, weist Prioritäten zu und plant sie für das optimale Zeitfenster im Kalender ein.
• Dynamische Anpassung in EchtzeitWenn eine Besprechung verschoben oder eine neue Aufgabe hinzugefügt wird, plant das System den Zeitplan automatisch neu, ohne dass der Benutzer ihn manuell ändern muss.
• natürlichsprachliche InteraktionBenutzer können Offy direkt in einem Dialogformat mitteilen, was zu tun ist, und die KI wird die Erstellung und Planung der Aufgaben automatisieren.
• Planung der kontextuellen Trennung:: Unterstützung für die Unterscheidung zwischen beruflichen und privaten Kontexten, um den Nutzern zu helfen, Aufgaben in verschiedenen Bereichen ihres Lebens zu vereinbaren.
• Vorrangige Bedienung der TastaturBietet eine tastaturbasierte Benutzeroberfläche, um die Geschwindigkeit der Aufgabenbearbeitung und Navigation zu erhöhen.
• Unterstützung bei der Umsetzung des Mandats:: Neben der Planung kann KI auch bei Aufgaben wie dem Verfassen von Antworten auf der Grundlage des E-Mail-Inhalts helfen.
• Zeiterfassung und -analyse:: Bieten Sie eine Zeiterfassungsfunktion an, damit die Benutzer genau analysieren können, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird.

Hilfe verwenden

OFFLIGHT wurde entwickelt, um Benutzer von der mühsamen manuellen Planung zu befreien und die Planung durch KI zu automatisieren. Der gesamte Prozess dreht sich um die drei Kernelemente "Triage", "Plan" und "Execute".

1. schneller Start und Installation

OFFLIGHT unterstützt derzeit Web-, macOS- und Windows-Clients, die Nutzer direkt von der offiziellen Website herunterladen und installieren können. Es bietet auch iOS- und Android-Apps für die einfache Verwaltung von Aufgaben auf mobilen Geräten zu jeder Zeit.
Zum ersten Mal müssen Sie OFFLIGHT die Berechtigung erteilen, auf Ihre gewohnte Arbeitssoftware zuzugreifen, die die Grundlage für die automatische Aufgabenerfassung ist.

• verknüpftes KontoGehen Sie zu Einstellungen und folgen Sie der Anleitung, um Ihren Google Workspace (Gmail, Google Calendar), Slack, Notion und andere Konten zu verbinden. Je mehr Tools Sie verbinden, desto umfassendere kontextbezogene Informationen stehen der KI zur Verfügung und desto genauer ist die Planung.
• ErsteinrichtungSie können Präferenzen für verschiedene Kontexte festlegen (z. B. "Arbeit" und "Privat"), und die KI wird diese Informationen nutzen, um Ihre Aufgaben zu unterscheiden und zu planen.

2. operativer Ablauf der Kernfunktionen

Schritt 1: Triage - Entdeckung und Priorisierung von Aufgaben
Nachdem Sie Ihr Konto verbunden haben, sucht OFFLIGHT automatisch nach potenziellen Aufgaben aus E-Mails, Chat-Nachrichten und Projektmanagement-Tools.

• Aufgaben-EingangskorbAlle entdeckten Aufgaben werden zunächst in einem einheitlichen Posteingang gesammelt. So wird beispielsweise eine E-Mail von Ihrem Chef mit der Betreffzeile "Bitte vervollständigen Sie den Bericht so schnell wie möglich" oder ein Slack-Kollege mit der Bemerkung "@Du musst das Dokument aktualisieren" automatisch erkannt und hinzugefügt.
• Zwiegespräch mit OffySie können mit Offy, einem KI-Assistenten, über ein Dialogfenster interagieren, um Aufgaben im Vorfeld zu bearbeiten. Sie können ihm sagen: "Suchen Sie alle E-Mails, die Sie heute Nachmittag zu Projekt A erhalten haben, und markieren Sie sie mit hoher Priorität", und Offy wird sie sofort ausführen.
• Prioritäten setzenOFFLIGHT schlägt automatisch Prioritäten für Aufgaben vor, die auf der Aufgabenquelle, den Schlüsselwörtern und Ihren historischen Präferenzen basieren. Sie können sie auch jederzeit manuell anpassen.

Schritt 2: Planen - AI erstellt automatisch einen Zeitplan
Sobald Sie die erste Organisation Ihrer Aufgaben abgeschlossen haben, können Sie mit der Planung Ihres Zeitplans beginnen.

• Automatische Planung mit einem MausklickKlicken Sie auf die Schaltfläche "Meinen Tag planen", und Offy erstellt einen minutengenauen Zeitplaner, der die Prioritäten all Ihrer Aufgaben, deren geschätzte Dauer und bestehende Termine in Ihrem Kalender (z. B. Besprechungen) kombiniert.
• Programmierung in natürlicher SpracheSie können Offy auch direkt komplexere Planungsanweisungen geben. Geben Sie z. B. ein: "Ich muss heute drei Berichte fertigstellen, dazwischen eine Stunde Mittagspause machen und um 16 Uhr eine Besprechung haben", und Offy wird auf intelligente Weise Aufgaben zum Schreiben von Berichten um diese festen Punkte in Ihrer Freizeit herum einstreuen.
• Zeitplan VisualisierungDer erstellte Plan wird in Ihrer Kalenderansicht deutlich als Zeitblockierung angezeigt, so dass Sie visuell sehen können, was in jeder Stunde zu tun ist.

Schritt 3: Ausführen - Fokus auf Ausführung und dynamische Anpassung
Sobald der Zeitplan festgelegt ist, müssen Sie ihn nur noch einhalten.

• AufgabenerinnerungenVor Beginn jeder Aufgabe erhalten Sie intelligente Benachrichtigungen, die Ihnen helfen, sich zu konzentrieren.
• unterstützte DurchführungOffy kann Ihnen auch bei bestimmten Aufgaben helfen. Wenn eine Aufgabe zum Beispiel "auf eine E-Mail antworten" lautet, können Sie die E-Mail direkt in der OFFLIGHT-Oberfläche öffnen, und Offy kann sogar einen Antwortentwurf für Sie erstellen, der auf dem Inhalt der E-Mail basiert, so dass Sie ihn mit ein paar einfachen Änderungen abschicken können.
• Neuprogrammierung in EchtzeitBei der Arbeit gibt es immer wieder Überraschungen. Wenn eine Besprechung plötzlich um eine halbe Stunde verlängert wird oder Sie kurzfristig eine dringende Aufgabe erhalten, erkennt OFFLIGHT diese Änderungen automatisch. Das System berechnet sofort neu und passt den nachfolgenden Aufgabenplan an. Anschließend wird der aktualisierte Plan an Sie weitergeleitet, so dass der gesamte Arbeitsablauf nicht unterbrochen wird.
• TastaturkurzbefehleFür diejenigen, die es gewohnt sind, effizient zu arbeiten, können Sie die globale Befehlsleiste und verschiedene Tastenkombinationen verwenden, um schnell Aufgaben zu erstellen, Zeitpläne anzuzeigen oder Vorgänge abzuschließen, ohne sich auf die Maus zu verlassen.

3. fortgeschrittene Techniken

• Integration von ZapierDurch die Verbindung mit Zapier können Sie weitere Anwendungen integrieren, die nicht direkt von OFFLIGHT unterstützt werden, um eine breitere Palette von Aufgaben zu automatisieren.
• Analyse der ZeiterfassungRegelmäßige Überprüfung der Zeiterfassungsberichte, um festzustellen, wie viel Zeit Sie für die verschiedenen Aufgabentypen aufwenden, was Ihnen hilft, Ihre Arbeitsgewohnheiten und Aufgabenprognosen zu optimieren.

Anwendungsszenario

1. Projektleiter
   Für Projektmanager, die mehrere Projekte koordinieren und Informationen von verschiedenen Teams gleichzeitig bearbeiten müssen, kann OFFLIGHT automatisch Aufgabenanfragen aus E-Mail, Slack und Projektmanagement-Tools (z.B. Linear, Jira) in einer einzigen Ansicht konsolidieren und die täglichen Arbeitsprioritäten intelligent planen, um zu vermeiden, dass wichtige Dinge vergessen werden.
2. Freiberufler und Studenten
   Freiberufler und Studenten müssen oft mehrere Kunden oder Kursaufgaben alleine bewältigen. OFFLIGHT hilft ihnen dabei, Anforderungen aus verschiedenen Quellen automatisch zu organisieren und in ihre persönlichen Zeitpläne einzuplanen, während sie gleichzeitig Arbeit und Studium effektiv ausbalancieren, indem sie zwischen "beruflichen" und "privaten" Kontexten unterscheiden. Vereinbarkeit von Arbeit, Studium und Leben durch die Unterscheidung zwischen "Arbeit" und "Privatem".
3. Vorstandsmitglieder (CEO)
   Führungskräfte sind täglich mit einer Vielzahl von Besprechungen, Entscheidungen und E-Mails konfrontiert. OFFLIGHT hilft ihnen dabei, Informationen schnell zu verarbeiten, E-Mails und Anfragen von Untergebenen automatisch in To-Do-Aufgaben umzuwandeln und sie rationell in enge Zeitpläne einzuteilen, um sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen und Mitteilungen nach Priorität geordnet werden.
4. Eltern, die Familie und Beruf unter einen Hut bringen müssen
   Für berufstätige Eltern kann es eine Herausforderung sein, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen. Die OFFLIGHT-Funktion "Trennung der Kontexte" hilft ihnen dabei, ihre Arbeits- und Familien-To-do-Listen getrennt zu planen, z. B. dringende Aufgaben in den kurzen Pausen zwischen dem Mittagsschlaf der Kinder zu erledigen oder die Abhol- und Bringzeiten nahtlos in den Arbeitsplan zu integrieren.

QA

1. Wie schützt OFFLIGHT meine persönlichen Informationen und Daten?
   Ihre persönlichen Daten werden durch eine starke Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung geschützt. OFFLIGHT befolgt branchenübliche Sicherheitsprotokolle, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
2. Welche Plattformen und Geräte werden von OFFLIGHT unterstützt?
   OFFLIGHT unterstützt die Webversion (Web), den Desktop-Client (macOS, Windows) und mobile Apps (iOS, Android), so dass Nutzer ihre Zeitpläne über mehrere Geräte hinweg synchronisieren und verwalten können.
3. Wenn ich bereits einen anderen Kalender oder ein To-Do-Tool verwende, ist OFFLIGHT dann damit kompatibel?
   Ja. OFFLIGHT ist in der Lage, bidirektional mit dem Google-Kalender zu synchronisieren und kann in gängige To-Do-Tools wie Todoist integriert werden. Es soll diese Tools nicht vollständig ersetzen, sondern als intelligente Planungsebene dienen, die die Planung verstreuter Aufgaben und Ereignisse vereinheitlicht und automatisiert.
4. Ist der AI-Planungszeitplan obligatorisch? Kann ich ihn selbst manuell anpassen?
   Der von der KI generierte Zeitplan ist suggestiv, und Sie können ihn jederzeit manuell an die jeweilige Situation anpassen, z. B. durch Ziehen und Ablegen von Aufgabenzeitblöcken oder Ändern der Aufgabendauer. Nach der manuellen Anpassung wird die KI automatisch die nachfolgenden, noch nicht erledigten Aufgaben neu planen, um die neuen Änderungen zu berücksichtigen.